Secrétaire bureautique

Environ 14 heures de formation
12 modules

Objectifs

• La secrétaire bureautique occupe une fonction essentielle dans tous types d’organisation. Accueil, gestion de l’organisation, maîtrise des outils bureautiques, cette formation de 14h vous permettra d’acquérir les bases du métier de secrétaire. Elle vous permettra d’avoir une première approche du métier et vous donnera certainement envie de suivre une formation plus longue en vue d’obtenir, pourquoi pas, un titre professionnel de secrétaire.

Stéphanie, VOTRE FORMATRICE EXPERTE « secrétariat»

Formatrice experte en « secrétariat». Disposant de plus de 10 années d’expérience dans l’enseignement de cette discipline. Dispose de certificats, diplômes et savoir-faire en lien avec les compétences en secrétariat bureautique

Accueil
> L’organisation
> Le comportement

Archivage
> Les connaissances nécessaires
> Les obstacles
> Le rôle de l’assistante

Classement
> La nouvelle donne
> Ce qu’il faut faire avant toute réorganisation
> Le classement papier
> S’impliquer dans le processus de classement électronique

Compte rendus
> Phase 1 – La préparation
> Phase 2 – La réunion
> Phase 3 – La suite de réunion
> Relecture et mise en page du compte rendu
> La diffusion rapide et le développement durable

Courrier et messagerie
> Traitement du courrier à l’arrivée
> Traitement du courrier papier au départ
> Traitement du courrier électronique
> Production de documents qualitatifs
> Bien rédiger un mail

Documentation
>Effectuer l’inventaire
> Connaître les attentes des utilisateurs
> Lecture pour un tiers
> Diffusion des informations
> Les sources d’information
> Sécuriser les informations sensibles

Efficacité et collectivité
> Optimiser le travail d’équipe entre les assistantes
> Comprendre une situation donnée
> Passer un contrat win/win avec les managers

Organisation
> Optimiser le temps de travail
> L’esprit GPS
> Bien gérer les agendas
> Utiliser le gestionnaire de tâches
> Le « shuttle mail »
> Mettre en place un manuel de poste
> Aménager son espace de travail
> Le système de messagerie

Réunion
> Agir de manière réfléchie
> Bien suivre la liste de contrôle
> Bien organiser la journée
> Prise en charge du suivi
> Les réunions à distance

Téléphoner
> Communiquer par téléphone : 5 erreurs à ne pas commettre
> Organisation 4 principes de base
> Maîtrise de l’anglais : 7 phrases à connaître

Voyage
> Préparation du voyage
> Tout vérifi er en amont
> Effectuer un suivi du retour

La clés du succès
> La vivacité d’esprit
> L’entretien et le développement des compétences
> S’impliquer dans des projets
> Optimiser son expérience
> Connaître sa valeur sur le marché du travail

Modalités d’évaluation des acquis

Auto-évaluation sous forme de questionnaires,
Exercices sous formes d’ateliers pratiques,
Questionnaire de positionnement,
Evaluation à chaud